Cinco pontos essenciais para a eficiência da gestão jurídica corporativa

É fácil perceber a dificuldade de se estabelecer as prioridades para a gestão, devido a complexidade das rotinas de um departamento jurídico. A fim de não perder o foco e a energia, são necessários que o gestor jurídico aprenda: a concentrar-se nos pontos mais essenciais, a driblar problemas e a evitar armadilhas. O mais importante para uma boa gestão jurídica é entender a necessidade de manter o foco no resultado da empresa. E para que isso aconteça, o consultor e engenheiro Victor Rizzo, sócio e diretor da e-Xyon Tecnologia, destaca cinco pontos essenciais para a gestão jurídica corporativa, que merecem total atenção do gestor do departamento jurídico bem como dos escritórios que trabalham para a empresa.

1 -– Novos processos

Pode ser dividido em duas etapas: monitoramento da distribuição de novos processos e redução do fluxo de processos entrantes.

O monitoramento da distribuição de novos processos tem como objetivo a identificação antecipada dos processos para capturar a informação dessa distribuição, antes mesmo do recebimento da citação, permitindo uma análise mais detalhada para realizar uma boa defesa ou acordo. O monitoramento visa também reduzir os casos de revelia, quando uma das partes não comparece ao julgamento, uma imensa fonte de problemas para departamentos jurídicos e escritórios de advocacia.

Para a redução do fluxo de processos entrantes é necessário atuar na causa raiz dos problemas. Identificadas as principais causas é preciso definir, com cada departamento da empresa, um plano de ação para minimizar os riscos jurídicos e evitar novos processos. “O ideal é transformar as informações em números e gráficos para comunicar de forma mais fácil internamente na empresa”, explica Victor Rizzo.

2 – Encerramento dos Processos

Um dos focos deve ser o impulsionamento dos processos e identificação, o mais breve possível, com indicativo de encerramento.

Esse trabalho pode ser dividido em monitoramento contínuo dos andamentos processuais e identificação dos processos com indicativos de encerramento.

Para realizar esta atividade é necessário automatizar a captura de andamento dos processos nos sites dos tribunais e, mais importante, automatizar também a análise dos andamentos para identificação de eventos críticos e sua sinalização para os advogados. Sem uma análise contínua e sistemática das informações não é possível alcançar resultados satisfatórios.

É importante introduzir o conceito de “ciclo de vida do processo”, intervalo de tempo entre a distribuição e o arquivamento dos processos e ter como meta a sua redução.

O monitoramento dos processos com indicativo de encerramento tem como objetivo manter o provisionamento sempre enxuto, contabilizando no provisionamento somente os processos realmente ativos, excluindo imediatamente os que forem encerrados.

Tudo isso deve estar integrado com o software jurídico utilizado pela empresa.

3 – Despesas financeiras

Todo processo ativo gera inúmeros custos que incluem, por exemplo, despesas promocionais, honorários, custos administrativos da equipe interna, multas e depósitos, entre outras. Lembrando que quanto menor for o ciclo de vida do processo, menor tende a ser o custo de manutenção.

É fundamental a automação do fluxo de lançamentos financeiros. A automação destes controles permite, também, uma visão clara dos custos de cada um dos processos e de estabelecer as bases para previsões mensais e anuais.

4 – Provisionamento

Alguns pontos precisam ser considerados para um bom provisionamento: o estabelecimento de procedimentos para padronização e a definição de critérios objetivos para avaliação do risco. É necessário evitar métodos muito diferentes entre os envolvidos neste tipo de análise, bem como reduzir a subjetividade das avaliações. 0Sem isso é muito difícil garantir a assertividade dos provisionamentos. Estes procedimentos e critérios devem, naturalmente, estar aderentes às normas contábeis nacionais e internacionais, quando for o caso.

Na análise da causa raiz é necessário definir as formas para classificação correta, a fim de atuar sobre as áreas de negócio da empresa geradoras do risco jurídico.

5 – Gestão

A gestão dever ser norteada pelo foco em Metas, Medição e Método, ou 3M.

A medição deve prever as fontes de informação, periodicidade, formas de consolidação e apresentação dos indicadores.

O método deve identificar a forma da atuação sobre as causas dos problemas, a fim de prevenir novas ocorrências semelhantes, agindo na mitigação do risco.

Por E-xyon

Fonte: http://painelacademico.uol.com.br/gestao-juridica/10587-cinco-pontos-ess…

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