Investigando fraudes em um mundo COVID-19: uma resposta direcionada ajuda

Como as empresas podem combater uma pandemia de fraude financeira

de SHEILA MACKAY26 de maio de 2020em Destaque , Fraude

Os níveis de fraude aumentam em tempos de dificuldades econômicas, e a pandemia global está criando uma oportunidade única na vida de travessuras financeiramente recompensadoras. Sheila Mackay, da H5, discute o que as empresas podem fazer para identificar e prevenir fraudes rapidamente.

A tempestade de cerveja

À medida que as empresas se esforçam para se ajustar ao estado alterado criado pela pandemia do COVID-19 , os atores com más intenções farão o mesmo, procurando maneiras de alavancar a interrupção e a destruição que o coronavírus causou. Em um artigo recente [1] , Bruce Dorris, Presidente e CEO da Associação de Examinadores Certificados de Fraude (ACFE), sugere que a pandemia é uma “tempestade perfeita para a fraude” e alerta que as organizações precisam se preparar para o que provavelmente será uma explosão de fraude em um futuro próximo.

Ao mesmo tempo, o governo dos EUA deixou claro que os beneficiários do financiamento da Lei de Auxílio, Socorro e Segurança Econômica a Coronavírus (Lei CARES) devem ter como alvo o aumento da supervisão e investigação por advogados dos EUA, que foram orientados a “ priorizar investigação e acusação de esquemas de fraude relacionados ao coronavírus “. [2]

Tudo isso em um momento em que as empresas sob estresse econômico podem decidir reduzir as funções de conformidade e auditoria que não geram receita, enfraquecendo alguns dos sistemas de defesa interna já existentes para proteção, apenas no momento em que a supervisão de risco provavelmente deve ser ampliada. Com pressão para amenizar os investidores ou cortar barreiras relacionadas a pandemias, as empresas (e funcionários) podem estar deturpando informações financeiras, rastreando rapidamente novos fornecedores ou parceiros, realizando diligênciasatalhos, procedimentos de operação padrão ou que ultrapassam os limites de diversas maneiras, aumentando a vulnerabilidade e os riscos. E ainda por cima, uma força de trabalho recém-remota, incluindo aqueles que supervisionam, pode ser desorientada por fluxos de trabalho e canais de comunicação modificados, facilitando a negligência (ou falha em relatar) irregularidades, aumentando ainda mais os riscos e tornando a aplicação do comportamento compatível mais difícil.

Essa confluência de fatores que poderiam enfraquecer os controles internos não é pouca coisa. De acordo com um novo relatório da ACFE [3] , “um único caso de fraude ocupacional custa à organização da vítima uma média de mais de US $ 1,5 milhão” e dura 14 meses antes da detecção. Se o aumento projetado da fraude ocorrer, muitas empresas poderão enfrentar dificuldades significativas. Quanto mais rápido qualquer atividade fraudulenta puder ser detectada, melhor.

O relatório observa alguns pontos positivos, no entanto. Antes da pandemia, havia uma tendência encorajadora no aumento dos controles antifraude – mais de 13% na última década – na forma de políticas antifraude, linhas diretas, formulários baseados na Web e treinamento de funcionários antifraude. Isso deve ajudar, mas a manutenção, na verdade a fortificação, dessas táticas será sem dúvida necessária.

A vigilância é crítica

O que as empresas podem fazer para lidar proativamente com o potencial de fraude à luz desses novos estressores? A dissuasão é fundamental, é claro, e uma cultura corporativa reforçada por um forte código de ética e boas relações com os funcionários já deve estar no topo de qualquer empresa responsável.

Mas tempos difíceis vêm com realidades duras e imediatas. Maior sensibilidade a dicas, rumores, suspeitas ou relatórios isolados é crucial, mesmo que as comunicações e a supervisão dos funcionários possam estar ocorrendo à distância. As empresas precisarão acompanhar de perto seus controles antifraude quanto a FCPA , AML e violações de informações privilegiadas, dando às dicas recebidas a atenção adequada. (Observe que uma desaceleração significativa nas dicas sozinha deve ser uma bandeira vermelha, sugerindo que os canais normais de relatórios podem ser interrompidos.) Mesmo uma dica de que algo está errado deve justificar pelo menos uma investigação preliminar para determinar se há motivos reais de preocupação, mas é possível que as restrições de recursos atuais tornem isso ainda mais difícil.

Monitoramento de dados: na linha de frente da detecção de fraudes

Existem inúmeros sistemas de monitoramento disponíveis para as empresas detectarem fraudes em seus processos e, com controles adequados para identificar anomalias, são armas de linha de frente para identificar possíveis desvios de conduta.

Mas a capacidade de investigar vastos estoques de dados não estruturados – pense em e-mails, mensagens de texto e documentos – que podem ter sido criados ou divulgados por possíveis autores de fraude é igualmente importante, especialmente se houver vínculo com anormalidades transacionais; afinal, é isso que pode expor os fraudadores por trás da fraude. Em algumas empresas, os sistemas de detecção de fraude e monitoramento de dados são integrados em toda a empresa, permitindo o uso de análises que podem vincular informações e atividades, aumentando a agilidade da empresa em responder a um possível problema.

Algumas empresas também possuem procedimentos de conformidade para monitorar dados não estruturados usando termos de pesquisa predefinidos ou classificadores de dados para examinar as comunicações por email e outras fontes de dados em busca de linguagem sugestiva de fraude. No entanto, se houver suspeita de fraude – colhida no monitoramento de dados, dicas, entrevistas ou alguma outra fonte – e for necessária uma investigação mais aprofundada, o desafio geralmente é determinar a natureza e o tamanho da resposta. Quais dados você deve examinar – e quanto deles – para decidir se deve prosseguir com o assunto ou colocá-lo em repouso?

Precisa investigar dados não estruturados? Use uma metodologia de som para começar pequeno

Nem toda ameaça em potencial exige uma investigação formal, o que é perturbador na melhor das hipóteses. A maioria dos diretores jurídicos e profissionais de conformidade sabe como os padrões de risco tendem a parecer em seus setores e essas informações podem ser aproveitadas em uma análise preliminar. O que se sabe até agora? O que parece fora do comum e o que está em risco? Quais fontes de dados não estruturados podem ser exploradas para descobrir fatos pertinentes? Quais custodiantes têm maior probabilidade de estar associados a esses dados?

Em vez de realizar uma coleta de documentos em larga escala, o conhecimento interno do assunto pode ser combinado com amostragem de dados apropriada, experiência em pesquisa e ferramentas avançadas de análise para conduzir “micro-investigações” menores e direcionadas, que começam com a pesquisa de amostras direcionadas e aumentam se e como justificado, ramificando-se em direções específicas à medida que novos fatos são descobertos. Quando executadas com as metodologias apropriadas de amostragem e pesquisa, essas investigações podem ser fundamentais para determinar rapidamente se é necessária uma investigação mais ampla – ou qualquer investigação adicional -.

Aproveite a pesquisa e análise linguística avançada para obter resultados mais rápidos e precisos

Os resultados excepcionais de algumas micro-investigações vêm da habilidade de especialistas em pesquisa linguística, que são capazes de desenvolver pesquisas estratégicas e diferenciadas que levam em consideração a maneira como os seres humanos realmente se expressam. Eles são capazes de direcionar padrões de linguagem que podem indicar preocupação, preocupação, surpresa ou sigilo, elementos comuns nas comunicações de fraude. As listas de palavras-chave debatidas por equipes jurídicas ou de investigação são muito menos eficazes, assim como as ferramentas TAR independentes, que são melhores para encontrar grandes quantidades de documentos semelhantes do que para alguns documentos excepcionais – ou para verificar a falta deles.

Além da pesquisa linguística, o uso especializado de IA e análises avançadas pode desempenhar um papel importante aqui, ajudando a revelar informações importantes mais rapidamente. Por exemplo, as ferramentas de análise podem aplicar algoritmos para identificar relacionamentos nos encadeamentos de email, alavancar relacionamentos de metadados relacionados a horário e local ou extrair características de dados que possam ser informativas para uma investigação, como emails 1: 1. A análise de texto pode aproveitar as técnicas de IA para organizar o texto de maneiras significativas, de modo a extrair e derivar significado de dados não estruturados. Outras análises podem ser aplicadas para a identificação de informações de identificação pessoal (PII) em documentos e formulários, essenciais na investigação de fraudes de identidade ou investigações de violação cibernética.

Embora as ferramentas de análise a serem aplicadas aos esforços de microinvestigação possam existir internamente, os conhecimentos necessários para implementação podem não existir. Mesmo os profissionais de TI mais experientes podem não ter experiência adequada em amostragem de dados ou as técnicas avançadas de pesquisa e recuperação que tornam essa abordagem bem-sucedida, e o conhecimento linguístico pode não estar disponível. Se for esse o caso, há uma variedade de prestadores de serviços de suporte jurídico que possuem o conhecimento e as tecnologias que podem ajudar.

Bottom Line

A pressão que instituições financeiras e outras empresas enfrentarão para expor e impedir atividades fraudulentas somente se intensificará como resultado do COVID-19. A tendência crescente nos últimos anos de expandir os controles antifraude ajudará, sem dúvida, mas as empresas devem estar preparadas para alavancar técnicas e tecnologias avançadas que possam acelerar a detecção e a investigação de atividades fraudulentas. Para investigações que envolvem a consulta de dados não estruturados, uma metodologia que aproveita a amostragem de dados, a experiência em pesquisa linguística e a análise avançada para investigações pequenas e direcionadas, pode expor de maneira rápida e precisa os fatos ruins, fornecendo uma adição inestimável ao arsenal antifraude.


[1] A pandemia de coronavírus é uma tempestade perfeita para a fraude , comunicado de imprensa da ACFE

[2] O procurador-geral William P. Barr insta o público americano a denunciar uma fraude COVID-19 , comunicado de imprensa do Departamento de Justiça dos EUA

[3] Relatório da ACFE para as nações: a fraude média custa mais de US $ 1,5 milhão às empresas , comunicado à imprensa da ACFE

FONTE: https://www.corporatecomplianceinsights.com/fraud-covid-19-targeted-response/

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