A transformação digital dos cartórios: do carimbo à assinatura digital

Temos lido muitos artigos sobre o futuro das profissões e o impacto gerado pela tecnologia na prestação de serviços e nas novas relações de trabalho. Na grande maioria são textos elaborados pelos próprios profissionais (ou categorias) que serão sim impactados por esta importante revolução que vivemos, muitas vezes na tentativa inútil e incansável de “remar contra a maré”. São os chamados “especialistas”, médicos, advogados, tabeliões, professores e tantos outros profissionais que se dizem indispensáveis, insubstituíveis, guardiões de ofícios que não poderiam ser modificados com uso da tecnologia.

Uma grande bobagem. A tecnologia está aí e vem sendo produzida e consumida por uma geração que não olha para trás, não liga para rótulos, concepções e supostas verdades, muito menos está preocupada com a “segurança” de algumas profissões supostamente intocáveis. Baseados na lógica de que precisamos repensar sempre os nossos processos e focar em resultado, eles estão usando a tecnologia para mudar os conceitos mais básicos da nossa estrutura econômica, financeira e jurídica.

Quem em sã consciência apostaria num banco totalmente virtual, sem agências e que não cobra taxa de seus clientes? Quem imaginaria um software de inteligência artificial produzindo insights para ajudar médicos a encontrar alternativas para o tratamento de câncer? E os diversos aplicativos que, ao viabilizar a conexão entre fornecedores e consumidores finais, estão acabando com a lógica dos profissionais intermediários?

Fato é que todos os negócios “tradicionais” estão sendo impactados como nunca, e os empreendedores “originais” começam a abraçar a tecnologia como forma de sobrevivência. Afinal, num mundo de disrupção frenética, amplamente aceita e incentivada pelos consumidores, muito atual a máxima segunda a qual se não pode vencê-los, junte-se a eles.

Foi pensando nisso que o segmento dos cartórios, extremamente regulado e naturalmente conservador, começou a se mexer. E um dos motivos é simples: na era das transações financeiras eletrônicas e, ainda, da celebração de documentos através de assinatura digital, difícil imaginar diretores, advogados e partes em geral realizando diligências fisicamente em cartórios, muito menos a utilização de despachantes para organizar a papelada.

As transações físicas irão acabar, e junto com elas as receitas com autenticação de cópias e reconhecimento de firma. Como vários empresários já começam a perceber os ganhos decorrentes da assinatura digital, especialmente a presunção de autenticidade, de autoria e, ainda, a possibilidade de praticar atos de qualquer lugar do planeta, levarão “a conta” os cartórios que investirem em soluções tecnológicas que tragam eficiência e otimização dos processos, sem perder a segurança jurídica.

Foi pensando justamente nesse diferencial que o 5º Tabelionato de Notas de Belo Horizonte/MG, em parceria com o escritório VHC Advogados e com a Assinanet.com, passou a oferecer a seus clientes, especialmente os corporativos, a possibilidade de assinar documentos por meio de uma plataforma de assinatura digital, especialmente procurações, atas notariais e escrituras públicas.

A lógica é simples e não muda a vida do cliente. As minutas continuam sendo enviadas e validadas pelo cartório via e-mail. Após a aprovação o tabelião inclui o traslado na plataforma personalizada e direciona para assinatura dos representantes legais e demais partes envolvidas. Após as conferências de segurança e mediante uso de certificado digital ICP-Brasil, todos assinam (inclusive via celular) e o documento retorna ao tabelionato assinado digitalmente.

Concluído o fluxo, as certidões, traslados e atas são disponibilizados aos clientes, física ou eletronicamente.

Na visão do tabelião Carlos Alberto Amaral, titular do 5º Tabelionato de Notas de BH, a transformação trazida pela assinatura digital deve ser abraçada pelos cartórios e não vista como ameaça. Além disso, o segmento não pode “fechar os olhos” para as melhorias e eficiências solicitadas pela população.

“A inserção de novas tecnologias e procedimentos na atividade notarial, de um modo geral, é precedida de muitos cuidados, receios, temores e ranços até que essa ´novidade´ se cristalize.

O importante, cumpre ressaltar, é a manutenção do foco sobre os aspectos que são basilares para o notariado, notadamente aqueles que realçam a segurança, legalidade, autenticidade, publicidade e eficácia jurídica dos atos, objetivando alcançar a paz social.

A ´novidade´ ora trazida com a assinatura digital se enquadra e sofre os naturais preconceitos.

Para nós, notários, o ato da assinatura é da maior seriedade, importância e relevância; trata-se do coroamento do ato jurídico notarial, por meio da aposição da chancela dos contratantes, dando o negócio jurídico ou o ato notarial por bom e valioso juridicamente.

Nesse momento da chancela, o documento torna-se instrumento notarial, ou seja, torna-se apto a produzir e gerar efeitos jurídicos.

A perplexidade causada pela adoção da plataforma da assinatura digital é absolutamente natural e velha conhecida dos tabeliães de notas.

Penso, contudo, que se trata de uma ´novidade´ que veio para ficar.

Para Ricardo Feitosa, um dos idealizadores do Assinanet.com, plataforma pensada justamente para entregar soluções ao mundo corporativo, a transformação vivida pelos cartórios é fruto de uma demanda dos clientes, especialmente das grandes empresas.

“Já criamos diversas soluções para assinatura digital de contratos e outros documentos particulares via assinatura digital. Os ganhos são enormes e os empresários querem o mesmo tratamento para a emissão e gestão de documentos públicos. Qual executivo não enxergaria valor na possibilidade de assinar uma procuração ou escritura pública de qualquer lugar, via smartphone ou tablet?”

A opção de assinatura digital oferecida pelo cartório foi muito bem recebida pelos clientes corporativos. Para Ricardo, o case do 5º Tabelionato já gera pedidos vindos de várias partes da cidade de Belo Horizonte, uma vez que por força de lei o cartório observa firmemente o princípio da territorialidade para a prática dos atos notarias. E como a plataforma é facilmente customizável e pensada por quem desenvolve softwares de gestão de cartórios há mais de 20 anos, é praticamente plug and play.

Além dos ganhos aos clientes, a transformação digital representa redução de custos e eficiência para o cartório. Para um setor acostumado a alugar salas e espaços para arquivar pilhas de caixas utilizadas no armazenamento de livros e documentos físicos, a possibilidade de gestão digital é muito bem-vinda.

A “virada” que a tecnologia traz para o setor é uma mudança de paradigma: saem o papel, o carimbo e a burocracia, entram o bom senso, a eficiência e a assinatura digital.

 

Por Marcos Xavier

Fonte: https://www.lexmachinae.c om/2018/07/19/transformacao-digital-cartorios-assinatura-digital/

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