Visionários da Cúpula Virtual sobre COVID-19, Continuidade e o Futuro das Operações Legais

27 de maio de 2020

Na recente Cúpula Virtual, Continuity Beyond Coronavirus , pedimos às mentes mais brilhantes das Operações Jurídicas para esclarecer como os departamentos jurídicos podem se contentar com a crise do COVID-19.

Como Connie Brenton, da NetApp, lembrou ao público , o espírito de inovação e sempre avançando é parte integrante da Legal Ops desde o início. Não surpreendentemente, nossos outros membros do painel apoiaram esse julgamento ao longo do dia e apontaram o nível de tecnologia e a automação do fluxo de trabalho em particular, como ferramentas fundamentais para exagerar os problemas atuais e fortalecer a resistência contra os desafios futuros.

Seria presunçoso qualquer provedor afirmar que sua tecnologia é a única salvadora dos departamentos jurídicos internos. Ainda assim, o gerenciamento jurídico corporativo (ELM) e a automação do fluxo de trabalho jurídico tiveram um histórico impressionante até agora na transformação da eficiência, capacidade de resposta e capacidade de reportagem dos processos de Operações Legais.

O COVID-19 está levando os méritos da tecnologia jurídica para casa com pressa para muitos departamentos jurídicos que podem estar em cima do muro sobre a adoção. As pressões para se tornar mais ágil, colaborativo e econômico foram aumentadas por uma situação em que abruptamente, as equipes estão tendo que não apenas trabalhar em casa ou mesmo trabalhar em qualquer lugar.

A necessidade de visão de longo prazo, mesmo durante crises

Como uma vez a Harvard Business Review nos lembrou ,

A tarefa de liderar durante uma crise prolongada – seja você o CEO de uma grande corporação ou um gerente que lidera uma iniciativa improvisada – é traiçoeira.

Para que o Departamento Jurídico conduza o departamento jurídico (e outros) para além das armadilhas da pandemia, a adoção da tecnologia deve ser orientada por um roteiro , no entanto, mesmo durante um período em que o Departamento Jurídico é instado a girar rapidamente para atender a circunstâncias incomuns.

Como Kevin Clem, da HBR Consulting, apontou em sua sessão, as equipes de Legal Ops que foram desbravadoras em busca do Legal Ops 2.0 entendem essa necessidade:

O que você está tentando alcançar em relação a quais prazos, qual é a visão que você está tentando dirigir e como existe um roteiro para levá-lo a isso?

A tecnologia não é a solução. É realmente um facilitador de processos de negócios, como todos sabemos. Então, algumas das coisas que estamos vendo em termos de características do Legal Ops 2.0 … estão tendo uma visão para a tecnologia. Está claro.

Como Kevin explicou, esse roteiro deve levar a um departamento jurídico que maximize sua capacidade de enfrentar rápida e flexivelmente o desafio das possíveis interrupções de amanhã.

Pensamos que a primeira característica de um departamento jurídico do futuro é aquela que é ágil.

Como a automação do fluxo de trabalho provou seu valor

O COIVD-19, portanto, tem sido um campo de testes para as soluções técnicas legais mais capazes de ajudar a alcançar esse nível futuro de agilidade. Uma das tecnologias que comprovaram seu valor antes mesmo da pandemia? A automação do fluxo de trabalho jurídico , que mostrou seu valor mais uma vez durante a crise para os líderes de Operações Legais, como Andy Cooper, da IDEXX:

A tecnologia da Mitratech (TAP) tem sido uma dádiva de Deus desde que instalamos há dois anos e meio atrás … Se isso [COVID] tivesse acontecido há três anos, estaríamos em um lugar significativamente diferente do que estamos agora.

O valor da automação legal do fluxo de trabalho para a introdução de um nível mais alto de eficiência e produtividade a torna uma tecnologia fundamental aos olhos de usuários como Gary Tully, da Gilead Sciences, cuja sessão principal com nosso CEO, Mike Williams, se concentrou na missão principal de que qualquer tecnologia precisa suportar:

Nosso trabalho é tornar nossos advogados mais eficazes em termos de tempo que eles gastam para processar um contrato ou remover o tempo administrativo necessário para revisar uma fatura ou qualquer painel e relatório: Estas são as principais funções de um Jurídico Equipe de operações.

Maior eficiência não é a única nova referência a ser alcançada. Com uma força de trabalho recém-distribuída, os problemas envolvidos no gerenciamento da força de trabalho e na supervisão de projetos exigem soluções tecnológicas em geral, de acordo com Mike Russell, da Trane Technologies:

Qualquer coisa que eles não estivessem fazendo eletronicamente, encontre uma maneira de torná-lo eletrônico. Caso contrário, você não saberá quem está fazendo isso, qual é a carga de trabalho deles, etc.

Esse foi um ponto que Andy Cooper também afirmou:

Tivemos mudanças de pessoal, tivemos pessoas que ficaram doentes relacionadas ao COVID, então tivemos que fazer algumas mudanças de marchas rapidamente, e ter essas tecnologias à nossa disposição tornou significativamente mais fácil dispersar o trabalho ou ver onde estão as nossas lacunas, ver onde as coisas estão caindo, para que possamos resolvê-las adequadamente.

Uma espinha dorsal da continuidade dos negócios

O suporte a todo o ecossistema jurídico corporativo durante um dos momentos mais estressantes da memória proporciona às operações legais uma posição única na empresa. “Somos os líderes de mudança em nossos departamentos”, disse Katrina Keiffer, da Navistar, e agora foram capazes de demonstrar as habilidades e ferramentas que eles trouxeram para seu papel:

A continuidade dos negócios é um tema central no momento … e não apenas a continuidade dos sistemas, mas a continuidade funcional dos negócios.

Ele atua diretamente no que as equipes de Operações Jurídicas fazem no dia-a-dia, seja gerenciamento financeiro ou tecnologia jurídica, comunicações, gerenciamento de fornecedores, etc. Essas são todas as áreas que precisam continuar funcionando em uma crise para que a espinha dorsal do departamento continue.

Na cúpula, os palestrantes falaram sobre como outras unidades e departamentos corporativos os abordavam para aprender mais sobre as soluções de tecnologia que a Legal Ops já estava usando e como uma solução como a TAP pode ser adaptada a processos não-legais.

Connie Brenton, da NetApp, tinha muito a dizer sobre esse assunto durante sua sessão com Justin Hectus, da KP Labs, entre outras idéias.

Mudar a gestão? Veja com que rapidez – em um fim de semana – os escritórios de advocacia estavam dispostos a mudar rapidamente e o mesmo está acontecendo com nossas equipes internas.

A transformação digital chegou ao topo da lista de itens de ação do CEO … porque a TAP é uma tecnologia tão fácil de implementar e possui um ROI tão alto … A NetApp está disposta a investir nela, independentemente do cenário.

Tivemos mais batidas na porta (de outros departamentos) nos últimos dois meses do que nos últimos dois trimestres, porque as pessoas não conseguem trabalhar como costumavam trabalhar.

Finalmente, há outro movimento em direção à transformação da continuidade dos negócios, pois essas tecnologias podem ter impactos profundos muito além da eficiência ou eficácia de fazerem um processo de operações legais.

O sucesso de uma empresa com ferramentas como a automação do fluxo de trabalho durante uma crise como a que todos estão passando agora gera benefícios muito necessários para funcionários, acionistas, acionistas, comunidades e para todo o mundo, como Gary Tully nos lembrou:

Não é difícil ver como o suporte à função Jurídica da Gilead está contribuindo mais do que apenas contribuir para uma empresa e seu fluxo de receita. Está apoiando a sociedade nesse caso, e de maneira muito visível.

O sucesso de uma empresa com ferramentas como a automação do fluxo de trabalho durante um período como esse gera benefícios muito necessários para funcionários, acionistas, acionistas, comunidades e para todo o mundo.

Paulo Silva – Gerente de Legal Operations | Mercado Livre https://www.linkedin.com/in/paulo-silva-01336639/

FONTE: https://www.jdsupra.com/legalnews/virtual-summit-visionaries-on-covid-19-57174/
FONTE IMAGEM: https://unsplash.com/photos/-asJvP3e6Go

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